Dónde está todo. Entra al panel en
optimind.darkfunnels.ai. En el menú de la
izquierda:
Órdenes: la pantalla
En el menú de escritorio se llama Órdenes; en el móvil, la misma entrada se llama Pedidos. La dirección directa esoptimind.darkfunnels.ai/ordenes
(si tenías guardado el enlace viejo /orders, te lleva ahí solo).
La pantalla Órdenes recién estrenada: las cuatro pestañas, los cuatro totales, las tres vistas y los cuatro filtros.
Si buscabas «Conversiones» en el menú, ya no está como pantalla aparte: se
fundió aquí. Las ventas son la pestaña Pedidos; las citas, los servicios y
los interesados son las otras tres.
¿Tengo que contratar esto?
No. Las cuentas nuevas nacen con Órdenes encendida, sin activarla desde ningún sitio, y a los negocios que ya existían con su agente de ventas activo se les encendió de oficio. No es una app de núcleo, así que se puede apagar y volver a encender desde Administración → Apps (te lo cuenta Las apps). Si no ves la entrada Órdenes en tu menú, es que está apagada — no es un fallo. Contrasta con Envíos, que sí es opcional y hay que activar aparte.Las cuatro pestañas
Arriba, en fila: Pedidos · Citas · Servicios · Leads. Son los cuatro tipos de resultado que puede conseguir tu agente. Esta guía trata la primera, que es la que mueve dinero.Los cuatro totales
La banda de cifras grandes: POR COBRAR · POR DESPACHAR · EN CAMINO · ENTREGADOS. Cada total agrupa más de un estado, y por eso las cuentas no cuadran a la primera:
Los pedidos cancelados no entran en ninguno de los cuatro. Si sumas los
cuatro totales y no te cuadra con lo que ves en la tabla, esa es una de las
razones: los cancelados sí salen en la lista y en ningún total.
Los números no son botones. Pulsar una cifra de esa banda no filtra la
tabla. Para filtrar están los botones de abajo.
Las tres vistas
Tres formas de mirar lo mismo, con tres trabajos distintos:Tabla
La lista. Para buscar un pedido concreto y abrirlo.
Pipeline
Tablero de tarjetas por etapa. Para mover pedidos arrastrando.
Vouchers
Los comprobantes que mandaron tus clientes. Para cobrar.
Las columnas de la tabla
De fábrica, y en este orden: pedido · cliente · detalle · total · saldo · estado, y al final un botón Abrir.- saldo es la columna que te dice cuánto te deben todavía.
- Puedes ensanchar y reordenar las columnas arrastrando; el panel recuerda el resultado para cada agente por separado.
- Abrir se queda fija a la derecha: no se mueve ni se estrecha.
La tabla con pedidos dentro: cada fila lleva su número, la hora, el cliente, lo que compró, el total, el saldo pendiente y el estado. Arriba, la banda de totales — que es histórica, no del período.
El número del pedido
Cada pedido tiene un número corto tipo #ORD-0012. Lo pone el sistema, no se elige, y la cuenta es de tu negocio: tu primer pedido es el #ORD-0001 aunque otras empresas lleven miles. Sirve para hablar de él con tu equipo y para buscarlo en la caja de búsqueda de arriba («Buscar cliente o #ORD…»).Cómo nace un pedido
Hay dos caminos, y solo dos.1. Solo, desde una venta por WhatsApp
1
El cliente cierra en el chat
Tu agente conversa, resuelve y el cliente dice que sí.
2
El agente registra la venta
En ese mismo turno anota la venta. Registrar la venta ES abrir el
pedido: no hay un segundo paso ni un botón que pulsar.
3
El pedido aparece en Órdenes
Con su número, su total, su saldo y su estado. En la ficha se lee creado
por el agente.
Sin la app Órdenes activa, la venta se registra igual pero no se abre ningún
pedido. La venta cuenta en Resultados; lo que no tienes es la cola de cobro
ni la de despacho.
De dónde salen los precios
Cuando la línea encaja con un producto de tu catálogo —por su identificador o por su nombre—, manda el precio del catálogo y se descarta cualquier número que el agente hubiera escrito. Por eso, con el producto cargado, el precio no lo pone la IA. Dos excepciones que conviene conocer:- Un producto que no está en el catálogo entra al pedido con el precio que dijo el agente en el chat.
- Si el producto tiene precio por cantidad, el unitario se recalcula según el volumen y la línea sale rotulada (precio por volumen).
De dónde sale la moneda
Nadie la declara: se deduce, en este orden. Primero, lo que el agente entendió del chat leyendo el símbolo que se escribió (S/ o $). Si no, la moneda del
precio del catálogo que resolvió. Y si tampoco, el ajuste Moneda de las
ventas del agente (soles de fábrica).
2. A mano, con «Pedido manual»
Para cuando vendiste por teléfono, en el mostrador o por otro canal. El botón está arriba a la derecha, junto a Avisos automáticos. Lo que te pide:
El total y el número de pedido los calcula el sistema. En la ficha se leerá
creado a mano.
El desplegable de productos solo trae lo que vende el agente que tengas
seleccionado en la barra de la izquierda. Si no encuentras un producto,
comprueba primero el agente.
El tercer camino que NO abre un pedido
Desde Clientes → ficha del cliente también puedes Registrar una venta. Eso anota la venta en su historial y cuenta en Resultados, pero no abre ningún pedido. Son dos altas manuales distintas y solo una crea pedido:Los tres planes de pago
Tanto en el alta manual como cuando lo registra tu agente, las opciones son tres: Pago completo, Contra entrega y Adelanto + saldo. No hay más. Los planes por tramos libres no se arman ni desde la pantalla, ni desde el agente, ni desde tu asistente conectado.Los estados de un pedido
Ocho rótulos. Estos son los que vas a ver escritos en tu pantalla:«Facturado» y «Cerrado» son etiquetas heredadas. Existen en el sistema y los
totales de arriba las siguen sumando, pero hoy ninguna acción del panel lleva
un pedido a esos dos estados. Si ves un pedido en «Cerrado», viene de una
migración antigua de tus datos, no de algo que hiciste tú.
La ficha del pedido
Se abre con el botón Abrir de la tabla, con la tarjeta del Pipeline, o directamente desde el chat (más abajo). Tiene cuatro bloques:Detalle
Qué se vendió y el total.
Plan de pago
Los tramos de cobro, si los hay.
Pagos
Lo que ya entró, lo que falta y los comprobantes sin conciliar de este
pedido.
Historia
Quién creó el pedido, cada cambio de estado y las notas.
Registrar un pago
Botón Registrar pago, eligiendo entre Efectivo, Yape, Plin, Transferencia y Otro. Solo aparece mientras el pedido está Por cobrar o en Pago parcial; en cuanto pasa a Pagado, deja de estar. Tu agente no confirma pagos: los confirma una persona, aquí o aprobando un comprobante.Las otras acciones
Según en qué punto esté el pedido, verás Marcar despachado, Marcar entregado y Cancelar pedido. Y puedes dejar una nota interna: queda en la Historia y el cliente no la ve.La trampa que más desconcierta
La ficha también vive dentro del chat
Es el mismo bloque, en dos sitios: el cajón de Órdenes y la pestaña Órdenes del carril lateral de la conversación. Desde el chat, con el cliente delante, puedes registrar su pago, aprobar su comprobante y marcar el despacho sin cambiar de pantalla. Para el día a día suele ser el camino más cómodo.Cobrar por WhatsApp: los comprobantes
Tu cliente manda la captura de su Yape, su Plin o su transferencia. Esa imagen entra en la vista Vouchers. La IA lee la imagen y pre-llena el monto, pero quien confirma el pago es siempre una persona, con el botón Aprobar pago. También puedes Descartar.Las etiquetas de la bandeja
Cada una es una decisión que tienes que tomar tú:
Si la imagen es ilegible, la pantalla lo dice sin rodeos: «El OCR no pudo
leerlo — abre el comprobante y concílialo a ojo». Hay un visor a pantalla
completa para mirarlo con calma.
La bandeja va por tandas, no es la lista completa. Al pie se lee «Se
muestran los N comprobantes más antiguos. Concilia estos para ver los
siguientes.» Es una cola: primero los viejos.
Cuando el pedido queda cobrado, pasan tres cosas solas
En el momento en que el saldo llega a cero:- Tu agente le escribe al cliente que su pedido ya se está preparando — si el pedido nació de una conversación y ese aviso sigue encendido, que lo está de fábrica.
- Se descuenta el stock del inventario. Si luego cancelas el pedido, ese descuento se compensa.
- Nace el envío, si tienes la app Envíos activa y un solo courier habilitado (ver más abajo).
Mover pedidos: el Pipeline
Tablero con cuatro columnas: Por cobrar, Por despachar, En camino y Entregado. Tres cosas más del Pipeline que sorprenden:- Los cancelados no aparecen en ninguna columna.
- El tablero solo reparte los pedidos ya cargados (50 de entrada, más los que cargues bajando). Los cuatro totales de arriba sí cuentan todos tus pedidos. Por eso puedes ver «POR COBRAR 180» arriba y un puñado de tarjetas en esa columna: no falta nada, falta cargarlo.
- Al entrar en Pipeline el filtro de estado vuelve a «Todos», a propósito.
Avisos automáticos
El otro botón de arriba a la derecha. Abre el panel donde decides qué le cuenta tu agente al cliente en cada peldaño del pedido. Ojo con lo que se edita ahí: no escribes el mensaje literal, escribes la tarea que el agente ejecuta al avisar. Él lo redacta con su forma de hablar y con el contexto de esa conversación. Cada peldaño tiene su interruptor: al apagarlo conservas el texto para cuando lo quieras volver a encender. Los peldaños nacen encendidos, con estas tareas de fábrica:
Hay dos peldaños más para las citas (asistió / no asistió).
«¿Por qué mi agente le escribió solo al cliente?» Por esto. Es la respuesta,
y se apaga desde aquí.
El botón «Deshacer» que no deshace lo que crees
Cuando mueves un pedido a En camino o Entregado, el aviso al cliente sale aproximadamente un minuto después. Durante unos 55 segundos aparece un botón Deshacer. Ese aviso —y por tanto ese botón— tiene tres condiciones. Si falta alguna, no hay mensaje ni Deshacer:- El pedido tiene que venir de una conversación. Un pedido creado con Pedido manual no tiene chat detrás: ahí no hay aviso ni botón.
- El pedido tiene que avanzar. Volver a marcar algo que ya se avisó no vuelve a avisar.
- El peldaño tiene que estar encendido en Avisos automáticos.
Clientes
optimind.darkfunnels.ai/clientes. Es el CRM: cada persona que ha hablado con
tu agente, con lo que él aprendió de ella.
Necesita un agente seleccionado. Sin él la pantalla dice «Sin agente
seleccionado» y la entrada del menú no lleva a ninguna parte. Y la lista cambia
al cambiar de agente en la barra lateral: no es que hayas perdido contactos.
Las tres vistas
Normalmente entras en Cola. Si llegas desde un enlace que ya pide otra vista
o un capítulo concreto —por ejemplo desde el Manual—, entras
directo ahí.
Las columnas de la Tabla
Fijas y en este orden: cliente · estado · capítulo · piloto · etiquetas · conversiones · costo IA · última actividad. Al final, los botones Ficha y Chat. Después de las fijas aparece una columna por cada dato que tu agente captura de esa persona —y son editables—. Quedan fuera los que ya tienen columna propia (el capítulo, el piloto, el teléfono y la foto) y los de uso interno.
La vista Tabla de Clientes: cada fila es una persona con su teléfono, su estado, el capítulo en el que va, el interruptor del piloto, sus etiquetas y lo que llevas gastado en IA con ella. A la derecha siguen las columnas de los datos que el agente le capturó — la tabla se desplaza en horizontal.
«Al día» no significa «me compró». Significa que esa conversación no tiene
nada pendiente por tu lado.
Tres columnas que no miden lo que su nombre sugiere
Ordenar la tabla: cuidado
Mientras hay un orden puesto, la tabla deja de cargar sola al bajar y se apaga el modo en vivo, para que las filas que estás mirando no salten de sitio.La lista se refresca sola cada 10 segundos y sube al primer puesto a quien
acaba de escribirte. La pantalla lo declara al pie con un punto verde.
La ficha del cliente
Desde el botón Ficha puedes cambiarle el capítulo, encender o apagar su piloto automático, ponerle etiquetas, registrar o anular una venta, darlo de baja y borrar sus datos.Resultados: qué mide de verdad cada número
optimind.darkfunnels.ai/resultados. Es la pantalla de «cómo va mi negocio», y
la única del panel con filtro de fechas.
Arriba eliges el ámbito: el agente seleccionado o Toda la organización.
El antetítulo cambia entre «Tu agente» y «Tu organización» para que sepas
qué estás mirando.
Resultados con un período ya trabajado: el veredicto de 0 a 100 a la izquierda y, debajo, los indicadores agrupados en «Resultado de venta», «Operativo» y «Calidad», cada uno con su cambio frente al período anterior y su línea de tendencia.
El selector de fechas
Ofrece: Hoy · Últimos 7 días · Últimos 30 días · Últimos 90 días · Esta semana · Este mes · Mes anterior · Este año · Año anterior · Rango personalizado. La primera vez entra en Esta semana; después recuerda, en ese navegador, el último período que elegiste. Lo máximo que se puede pedir es algo menos de 400 días.El «cambio frente al período anterior» se calcula por forma, no por días. El
anterior de marzo es febrero —28 días—, no «marzo menos 31 días». Por eso el
porcentaje de cambio no cuadra si lo intentas reproducir con una resta a mano.
El número grande
Un veredicto de 0 a 100 con tres bandas: Bueno (75 o más), Regular (50 a 74) y Malo (menos de 50). No es una nota que ponga la IA: es una media ponderada de los siete indicadores de abajo, con estos pesos:
Los indicadores que no se pudieron calcular se descartan y su peso se reparte
entre los demás. El Ingreso atribuido también se descarta cuando en el
período hubo ventas en más de una moneda, porque esa suma no significaría nada.
Cuándo dice «Sin datos» en vez de calificarte. Solo dos indicadores cuentan
para eso: la Tasa de conversión y las Conversiones. Si en el período no
se pudo calcular ninguno de los dos, el veredicto dice «Sin datos» aunque
tengas cifra en los otros cinco. Es deliberado: no queremos calificar mal a un
agente que simplemente no tuvo con quién hablar.
Los siete indicadores, sin adornos
Están agrupados en tres bloques: Resultado de venta (Tasa de conversión, Conversiones, Ingreso atribuido), Operativo (Derivación a humano, Éxito de herramientas, Latencia de respuesta) y Calidad (Calidad de venta). Esta tabla es lo más importante de esta página. Hay indicadores cuyo nombre sugiere una cosa y miden otra:Cómo leer una tarjeta apagada
Una raya significa «no hay dato». Un 0 significa «hay dato y es cero». No se
pinta un 0 falso para rellenar el hueco. Cuando falta el dato, el valor de la tarjeta es una raya
— y donde iría la comparación con el período anterior pone «sin datos».El Ingreso atribuido con varias monedas es el caso aparte: la tarjeta sigue
encendida —datos hay— y lo que dice es «sin comparar».
Tu chat de prueba no ensucia estos números. Ni las conversaciones ni las
conversiones de la simulación entran en Resultados: probar tu agente antes de
conectar WhatsApp no te falsea la pantalla. Otra cosa es el saldo: los turnos de
prueba los responde tu agente, y eso
consume créditos como cualquier otro turno.
Envíos (solo si tu empresa lo tiene activado)
Vive enoptimind.darkfunnels.ai/envios, menú Envíos. A diferencia de
Órdenes, Envíos no viene encendida: se activa negocio por negocio. Si no ves la entrada en tu menú, es eso, no un error.
Las tres vistas y los estados
Las tres vistas y los estados
La pantalla tiene tres vistas: Envíos (la cola de paquetes), Guías del
courier (guías que se sacaron a mano en el panel del transportista y hay
que emparejar) y Couriers (dar de alta transportistas y tarifas).Las columnas son envío · courier · destino · receptor ·
estado, más el botón Abrir. Los siete estados posibles son Por
despachar, Pidiendo guía, Despachado, En camino,
Entregado, Fallido y Cancelado.«Pidiendo guía» confunde: significa que el sistema está esperando al
transportista, no a ti.
Los estados del ENVÍO no son los mismos que los del PEDIDO, aunque
compartan algunos nombres. Son dos ciclos distintos que avanzan por
separado.
Los filtros y los contadores (y dónde no cuadran)
Los filtros y los contadores (y dónde no cuadran)
Filtros: Todos, Por despachar, Pidiendo guía, En camino,
Entregados e Incidencias. Arriba hay cinco contadores con esos
mismos nombres, y —como en Órdenes— son totales históricos sin selector de
fechas.Dos avisos:
- «En camino» agrupa dos estados: los despachados y los que ya viajan.
- «Incidencias» no cuenta lo mismo que lista: el contador cuenta solo los fallidos; el filtro lista además los cancelados. Un envío cancelado sale en la lista y no en el número.
Cuándo nace un envío
Cuándo nace un envío
Todo envío cuelga de un pedido. Nace solo, sin que nadie lo pida, en tres
momentos: cuando el pedido es contra entrega (al crearse), cuando entró
el adelanto acordado, o cuando el pedido se pagó completo. La regla
es que el paquete sale cuando ya no queda nada que cobrar antes de
despacharlo.También puedes crear uno a mano desde la pantalla de Envíos, pegando el
identificador del pedido (lo copias desde Órdenes).
Couriers y guías: qué es automático y qué no
Couriers y guías: qué es automático y qué no
El único transportista con integración real es Shalom: es el único que
puede sacar la guía desde la plataforma. Cualquier otro courier se puede dar
de alta con su nombre y su tarifa, pero la guía se anota a mano. La
opción Entrega propia es para cuando lo llevas tú (moto, mostrador).Pedir la guía desde la plataforma nace apagado y lo enciendes tú,
courier por courier, porque cada guía es real y se la cobra tu cuenta del
transportista.Antes de dejarte pedirla, la ficha te muestra un bloque Para pedir la
guía con una etiqueta Listo o Faltan datos y la lista de lo que
falta. La agencia de origen se elige una sola vez, en la pestaña
Couriers, y vale para todos tus envíos.Si la petición se queda a medias, aparece un bloque avisando de que la guía
necesita que la mires: eso no se resuelve solo, y hay que mirarlo, porque
dos guías se le cobrarían al cliente.
La ficha del envío
La ficha del envío
Muestra Destino, Destinatario, Envío (pedido, courier, costo,
número de guía) y una Línea de tiempo con cada movimiento del paquete.
Según el punto en que esté, aparecen además los bloques para pedir la guía,
despachar o anotar la guía.Por qué te pide tantos datos: cuando el destinatario es una persona, el
courier exige documento y los dos apellidos por separado —Apellido
paterno y Apellido materno—; sin eso no entrega. Si el destinatario es
una empresa, se pide Razón social en su lugar.Los datos del destinatario se editan hasta que despachas. Después quedan
en solo lectura, porque son los que viajaron impresos en la guía.
Dos cosas de dinero y de rastreo
Dos cosas de dinero y de rastreo
Puedes despachar sin tener el número de guía. La pantalla te lo dice:
«La guía es opcional: si el courier todavía no te la dio, despacha ahora y
anótala cuando llegue». Anotarla después no cambia el estado del envío.El enlace «Rastrear» solo aparece si alguien pegó a mano un enlace de
rastreo (tiene que empezar por
https). La guía sacada desde la
plataforma guarda el número de guía, no el enlace: por eso puedes tener
número y no tener botón de rastreo.Y la vista Guías del courier es la red de seguridad para cuando alguien
sacó la guía por fuera: llega un espejo de tu cuenta de Shalom, cada fila
con una propuesta de a qué envío pertenece, que tienes que confirmar a
mano. Vincular mal despacha el pedido de otra persona con esa guía.Si algo no funciona
Lo que hoy no se puede
Dicho una vez y claro, para que no lo busques:- No hay exportación a Excel ni a CSV en Órdenes, Clientes, Envíos ni Resultados. La única pantalla del panel que descarga un CSV es el Catálogo.
- Solo Resultados filtra por fechas. Órdenes filtra por estado y por texto, Clientes por capítulo, piloto, etiqueta, texto y «Con compra», y Envíos por estado y por texto. Para «cuánto vendí en agosto», Resultados.
- No existe cerrar un pedido. Para dar por muerta una venta, Cancelar pedido.
- No hay planes de pago por tramos libres desde ninguna pantalla: solo los tres planes de arriba.
Lo mismo, desde tu asistente
Esta sección es opcional y solo aplica si conectaste Claude, ChatGPT o Codex
a tu negocio. Si trabajas en el panel, ya terminaste.
- «Enséñame los pedidos por cobrar y dime cuánto dinero suman en saldo pendiente.»
- «Trae los últimos 50 pedidos y agrúpalos por estado, con el total de cada grupo.»
- «De los pedidos entregados de esta semana, ¿cuáles salieron de un chat y cuáles los abrió una persona a mano?»
- «Ábreme el pedido y dime qué falta para darlo por cobrado.»
- «Compara el stock del catálogo contra el del inventario y dime qué variantes no cuadran.»
- «¿Cuánto me costó la IA los últimos 30 días y qué agente se llevó la mayor parte?»
- «¿Cómo va mi saldo y para cuántos días me alcanza al ritmo de esta semana?»
Los pedidos llegan por páginas y sin filtro de fechas
Los pedidos llegan por páginas y sin filtro de fechas
La lista viene del más reciente al más antiguo, de 25 en 25 (50 como
máximo). Por fecha solo hay tope superior: para una ventana con
principio y fin —«esta semana», «julio»— tu asistente pide páginas hacia
atrás y recorta él lo que sobra. No hay filtro por cliente ni por importe.
Las tasas llegan de 0 a 1, no en porcentaje
Las tasas llegan de 0 a 1, no en porcentaje
Una tasa de conversión de
0.057 es 5,7 %, no 0,057 %. Si tu asistente
te la lee tal cual, es eso.«Sin datos» no es cero
«Sin datos» no es cero
Los indicadores que no se pudieron medir llegan apartados en una lista
propia, justo para que tu asistente no los lea como ceros. En un agente
recién encendido o una semana muerta, pueden llegar todos: eso significa
período sin actividad, no avería.
El ingreso no siempre viene en dólares
El ingreso no siempre viene en dólares
El nombre del campo es histórico. El importe va en la moneda de tus ventas y
viaja acompañado de un código que la dice. Si el período cruzó monedas,
llega marcado como mezclado: esa suma no se puede leer como un solo número.
Y si el período no tuvo ninguna venta, no llega ninguna moneda: viene en
blanco a propósito, porque no hay nada de donde deducirla.
El teléfono del cliente llega tapado
El teléfono del cliente llega tapado
Verás algo como
51•••••4321. Es a propósito. Para verlo completo, o lo
miras en el panel, o el dueño de la cuenta reconecta el asistente pidiéndolo
explícitamente. El porqué está en Seguridad.Y ahora
El catálogo
De donde salen los precios de cada pedido. Si está incompleto, los pedidos
no se abren.
Las conversaciones
El chat del que nació cada venta, y dónde se pierden las que no cierran.
Créditos y recarga
Qué consume saldo y cómo se recarga.