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Tu agente contesta solo, pero tú vas a querer mirar. Y de vez en cuando vas a querer entrar tú: el cliente pide algo raro, hay que pactar un descuento, o sencillamente prefieres cerrarlo con tus palabras. Eso se hace en la bandeja, y esta guía es el recorrido completo, clic por clic.
Dónde está. Entra al panel en optimind.darkfunnels.ai. En el menú de la izquierda abre Ventas, elige tu agente en el selector que aparece justo debajo y, bajo AGENTE, pulsa Conversaciones.La pantalla que se abre no se titula «Conversaciones»: se titula «Centro de mensajería». Es la misma. No la busques dos veces.
Hay una bandeja por agente, no una del negocio. La lista que ves es la del agente que tengas seleccionado arriba del menú. Si tienes dos vendedores, cambiar de agente cambia de bandeja — y no hay ninguna pantalla que junte las dos. Si no tienes ningún agente elegido, la entrada del menú aparece apagada y te dice «Elige un agente para ver sus conversaciones».En el teléfono, la barra de abajo puede mostrarla acortada como Chats; dentro del botón Más sigue llamándose Conversaciones.

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Las tres zonas de la pantalla

En pantalla de computadora arrancas viendo dos, no tres:
Centro de mensajería con la lista de conversaciones a la izquierda y un chat abierto a la derecha

La bandeja de un negocio en marcha: a la izquierda la lista de chats, con la última frase de cada cliente, su capítulo y la hora; a la derecha, la conversación abierta con sus burbujas, los audios y las imágenes que mandó el cliente.

Si no has abierto ninguna conversación, el centro dice «Selecciona un chat para comenzar». Y si tu WhatsApp aún no está conectado, el centro lo ocupa el código QR en lugar de la conversación: eso no es un error de la bandeja, es que falta conectar tu WhatsApp.
El botón que abre la ficha del cliente se llama «Menú». El nombre no ayuda nada, así que apúntatelo. En una ventana estrecha ese botón se esconde dentro del menú de los tres puntos de la cabecera, con el mismo nombre.Sus pestañas salen en este orden: Ficha, Manual, Órdenes (solo si tienes activada esa app), Librería y Citas (solo si tienes activado el Calendario). Si no ves dos de ellas, no te falta nada: es que esas apps no están encendidas en tu cuenta.
Si tu pantalla mide 1280 px de ancho o menos, abrir la ficha TAPA la conversación. Portátil pequeño o tablet: pulsas Menú, aparece la ficha y el chat parece haberse esfumado. No se ha ido; vuelve al cerrar la ficha. Por debajo de 768 px (el teléfono) verás una zona a la vez, a pantalla completa.Y hay un caso que despista: con el cajón del copiloto abierto la ventana sigue midiendo lo mismo, así que la ficha no sustituye al chat — lo aplasta. Si todo se ve apretado, cierra el copiloto.
Las columnas se pueden ensanchar: entre la lista y el chat, y entre el chat y la ficha, hay divisorias que se arrastran («Arrastra para ajustar el ancho · doble clic para restablecer»). El chat no baja de 380 px y la lista no baja de 300 px, por mucho que empujes.
Dos botones del encabezado de la lista no hacen lo que parece. Léelo antes de pulsarlos, porque ninguno de los dos pide confirmación.
  • «Cerrar sesión», en el menú de los tres puntos de la lista, no te saca del panel: desconecta el WhatsApp de tu agente. Después tendrás que volver a escanear el código QR.
  • La flecha circular que hay al lado reinicia la sesión de WhatsApp del agente (avisa «Reiniciando sesión…»).
Los dos aparecen solo con el WhatsApp ya conectado: mientras falte la conexión, ahí arriba verás el icono del código QR en su lugar.Para salir del panel no uses esta pantalla: es el menú de tu cuenta, en la barra de arriba, donde también pone Cerrar sesión.

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Qué te está diciendo cada fila

Sin abrir nada, una fila de la lista te da esto:
El chip del capítulo es además un selector de color. Púlsalo y se abre una paleta. Ojo: el color es del capítulo, no de esa conversación — al cambiarlo lo cambias en todas las filas que estén en ese capítulo, y también en Clientes.
La bandeja no lleva la cuenta de lo que te falta por leer. No hay contador de no leídos ni marca fiable de «nuevo»: el icono de una fila se pone azul cuando tú pulsas esa conversación, en ese navegador y hasta que recargues la página. No es un fallo que puedas arreglar tú; es así.Lo que sí funciona para no perder a nadie: el orden por Reciente, el aviso rojo de mensajes sin entregar y los avisos del navegador que se explican más abajo.

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Buscar y filtrar

El buscador se llama Buscar y encuentra por teléfono, por nombre del cliente y por su usuario de WhatsApp. El número lo puedes pegar tal como te lo enseña WhatsApp, con espacios y con el +51 delante.
El buscador no busca dentro de los mensajes. Escribir «yape» no te trae los chats donde alguien dijo «yape». (Mientras tecleas puede aparecer una fila un instante, si esa palabra está en la vista previa de algo ya cargado, y se va en cuanto contesta el servidor: eso confunde más de lo que ayuda.)Para encontrar algo dicho dentro de una conversación, pregúntaselo al copiloto del panel: él sí sabe leer los mensajes.
Debajo del buscador hay una sola barra con tres controles:
  • Conversiones — deja solo las conversaciones con una venta registrada.
  • Filtros — despliega Capítulo, Costo de IA desde y, si ya has creado etiquetas, Etiqueta.
  • A la derecha, el orden: Reciente, Más caro o Más barato.
En cuanto aplicas algo aparece una segunda línea con una ficha por cada filtro puesto (se quitan una a una), un botón Limpiar y el recuento de cuántas conversaciones quedan. Si ninguna pasa el filtro, la lista te lo dice y te ofrece Quitar los filtros.
Guarda tu vista de trabajo en favoritos. El texto que buscaste, los filtros y el orden quedan escritos en la dirección de la página: recargar no los pierde, y puedes pasarle ese enlace a un compañero para que abra la lista con esos mismos filtros puestos. También se puede compartir una conversación concreta: ábrela y copia la dirección.
La lista trae 25 conversaciones y va pidiendo más a medida que bajas. Cada búsqueda y cada filtro vuelven a empezar por arriba, porque los resuelve el servidor y no el navegador.

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Tomar tú la conversación

Esta es la parte que más se busca de toda la pantalla. Son cuatro pasos, y el primero es el que no hay que saltarse.
1

Apaga el «Piloto automático» de esa conversación

Arriba a la derecha de la cabecera del chat hay un interruptor llamado Piloto automático. Apágalo.Apagarlo hace dos cosas: el agente deja de contestar en esa conversación (las demás siguen igual) y, además, cancela las respuestas que ya tenía en cola para ese cliente. Si el agente estaba a punto de soltar tres mensajes, no salen.
2

Si no has leído el chat, pide la «Lectura de la IA»

Con el piloto apagado aparece un botón Lectura de la IA encima del cuadro de escribir. Te resume la conversación en hasta cuatro renglones — Situación, Quiere, Lo frena y Siguiente jugada—; los que salgan vacíos no se pintan, así que a veces verás menos de cuatro.Solo informa: no envía nada al cliente ni cambia nada. Cada vez que lo pulsas se le pregunta a la IA, así que consume un poquito de saldo.
3

Escríbele tú

Abajo tienes el cuadro Escribe un mensaje. Enter envía y Mayúsculas+Enter hace un salto de línea — acuérdate, o mandarás medio mensaje. Lo que escribas sale por WhatsApp de verdad, desde el número de tu agente.
4

Devuélvele la mano al agente

Vuelve a encender Piloto automático. Antes de encenderlo, el sistema guarda un resumen de lo que acordaste a mano para que el agente lo lea, y te lo confirma con un aviso: «Acta de traspaso guardada para la IA». Si ese guardado falla, te avisa de que la IA no verá esos acuerdos. Si no había nada que anotar, no dice nada. Por eso el interruptor tarda a veces unos segundos.
Escribir desde el panel NO apaga el piloto. Si escribes aquí sin tocar el interruptor, el agente sigue contestando en esa misma conversación y el cliente ve dos voces hablándole encima. Primero apagas, después escribes. (Desde tu propio WhatsApp la cosa cambia: eso es el truco de aquí abajo.)
Al devolver la mano, el agente no contesta lo que llegó mientras tú atendías. Se queda callado a propósito hasta que el cliente vuelva a escribir. Es una regla de comportamiento, no una avería: si esperas una respuesta suya nada más encender el interruptor, vas a esperar sentado.
Puedes hacer lo mismo sin entrar al panel, desde tu propio WhatsApp. Si le escribes al cliente desde el celular del vendedor y repites la primera palabra del mensaje —«ok ok, mañana te lo confirmo», «para para, eso ya está pagado»—, el piloto de esa conversación se apaga. El mismo gesto lo vuelve a encender, y al devolver la mano el acta de traspaso se genera igual. No funciona si el mensaje lleva foto o video.

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Dos cosas que la gente confunde

Piloto automático actúa sobre un cliente. Para apagar al vendedor entero —todas sus conversaciones— el interruptor está en Inicio, en la tarjeta del agente, y muestra Activo o Pausado. También se enciende desde Personalizar → Canales al conectar el número. Desde la bandeja no se puede: con el agente apagado, la lista solo dice «Elige un canal para conectarte».
Piloto automático está en la cabecera del chat y también dentro de la pestaña Ficha. Es el mismo, visto desde dos sitios: si lo apagas en uno, aparece apagado en el otro. Una diferencia pequeña: si el acta de traspaso falla al encenderlo desde la Ficha, ahí no te avisa.
La lista no señala qué conversaciones dejaste pausadas. Hay que abrir cada una para verlo. Si pausas cinco y te vas a comer, nada en pantalla te las recuerda — lo más parecido a una red es el aviso del navegador que salta cuando una conversación con el piloto apagado lleva unas 2 horas esperando respuesta.

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Los dos botones que no son «enviar»

Junto al cuadro de escribir hay dos botones que parecen un segundo botón de enviar y no lo son: El del robot sirve para un caso muy concreto: el cliente mandó una nota de voz o algo que el agente no entendió, y tú se lo escribes en claro para que responda.
Si el botón de la chispita «desaparece», no está roto: es que el piloto está encendido, o que tu WhatsApp no está conectado. Y sugerir no es enviar: nada sale hasta que tú pulses enviar.El del robot tampoco garantiza respuesta. Si el piloto de esa conversación está apagado, el agente está pausado o te quedaste sin saldo, tu texto entra al hilo igual pero la IA no contesta — y la app te dice el motivo.

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Corregir o borrar un mensaje ya enviado

En el menú de cada burbuja tienes Modificar mensaje y Eliminar mensaje.
  • Solo se pueden tocar las burbujas de tu lado: las tuyas y también las que escribió la IA. Lo que dijo el cliente no se puede tocar.
  • Modificar es solo para texto y solo dentro de los 15 minutos que permite WhatsApp. Pasado ese rato el menú deja de ofrecerlo; no está roto.
  • Eliminar borra el mensaje también en el teléfono del cliente, y no se puede deshacer. La app te lo advierte antes.
El menú de cada burbuja trae además Responder (cita ese mensaje), Preguntar al copiloto (abre el copiloto con ese mensaje como contexto, y sirve también sobre los mensajes del cliente) y Ver información, que abre el diagnóstico de ese turno del agente.

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La ficha del cliente

La pestaña Ficha del panel derecho es exactamente la misma ficha que ves en Clientes. De arriba abajo trae: el capítulo y el piloto, Etiquetas, Notas internas, Datos capturados, las ventas registradas, Recordatorios, Acciones programadas, Recorrido (solo si esa conversación ya ha cambiado de capítulo alguna vez), Dar de baja y Borrar datos.

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«Datos capturados»: lo que el agente sabe de ese cliente

Es donde viven las variables del agente —el nombre, la ciudad, el producto que pidió, lo que hayas definido tú— y se pueden corregir a mano. Un clic en el valor y a escribir. Nada se guarda hasta que pulsas Guardar. En cuanto tocas algo aparece abajo una barra con el contador de N cambios sin guardar y los botones Deshacer, Rehacer, Cancelar y Guardar. Si cierras el panel con cambios sin guardar, la app te pregunta antes de tirarlos. Debajo puede aparecer un bloque aparte, Los escribe el sistema, con un candado: son datos que no puedes editar —el canal, el país, el último mensaje, los tokens y la descripción de la foto de perfil—. Si tu agente todavía no tiene variables, la sección dice «El agente aún no tiene variables».

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«Notas internas»: enseñarle una excepción para un solo cliente

Es la palanca más rentable de esta pantalla y casi nadie la encuentra. Lo que escribas ahí lo lee el agente y manda sobre el manual para ese cliente, sin tocar el guion de todos los demás.
«A este cliente ya le prometí envío gratis a Trujillo.» «Es mayorista: los precios de lista no le aplican, cotizar desde 20 unidades.»
Dos topes que conviene saber: el agente lee las cinco notas más recientes y recorta cada una a unos 300 caracteres. Escríbelas cortas y borra las viejas.
Al agente se le pide expresamente que no mencione ni cite estas notas al cliente. Pero eso es una instrucción, no un candado del sistema: no escribas ahí nada que no soportarías ver reformulado en un chat. Los costos internos y los márgenes no van aquí.

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Dar de baja y borrar datos

«Borrar datos de usuario» no tiene vuelta atrás. Borra todo lo de ese contacto en todos los canales y la conversación desaparece de la bandeja.«Dar de baja al contacto» sí se revierte: la ficha lo anuncia arriba del todo con la tarjeta Contacto dado de baja y un botón Reactivar contacto. Mientras esté de baja no recibe mensajes ni del agente ni tuyos: si le escribes a mano tampoco le llega. Explica muchos «le escribo y no le llega nada».

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Mandarle un archivo al cliente

Tienes dos orígenes y no hacen falta rodeos: no necesitas descargar nada para volver a subirlo. Desde la Librería, sin salir del chat. Abre el panel derecho y ve a la pestaña Librería. Tiene su buscador, vista en iconos o en lista y orden por nombre o por lo último subido. Si tienes archivos de los dos tipos, salen en dos grupos: Enviables por el agente y Resto de la librería — porque tú, a mano, puedes mandar cualquier archivo, no solo los que el agente tiene permitido enviar solo. Con la librería entera en un mismo grupo no verás esos títulos. Desde ahí el archivo sale de tres formas: arrastrándolo sobre la conversación, con el botón redondo de enviar de cada archivo, o abriendo la vista previa y pulsando Enviar al chat. Todo esto está apagado si WhatsApp no está conectado.
Tienes 5 segundos para arrepentirte. Al mandar un archivo de la Librería aparece un aviso con Deshacer: dentro de esa ventana el mensaje todavía no ha salido y cancelarlo lo cancela de verdad — un arrastre accidental sobre un cliente real no se deshace en WhatsApp.La trampa: si cambias de conversación en esos 5 segundos, el archivo sale inmediatamente. Quédate quieto hasta que el aviso se vaya.
Desde tu computadora. El clip abre un menú con Imagen, Video y Documento; también puedes arrastrar un archivo del escritorio a la conversación. Y el micrófono graba una nota de voz — si no captó sonido, la nota no se envía y la app te lo dice. Cómo se preparan los archivos, qué formatos entran y por qué el agente manda uno y no otro está en La Librería de archivos.

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Cuando un mensaje no llega

Hay dos señales, y no cubren lo mismo:
  1. En la burbuja: donde iría el doble check aparece un «!». Deja el cursor encima y sale el motivo — tal cual lo escribe el sistema, con su código interno; no es una explicación en cristiano, pero sirve para copiárnoslo si escribes a soporte.
  2. En la lista: la etiqueta roja ⚠ N sin entregar. Esa etiqueta cuenta los envíos que paró el límite antibaneo del sistema — el que evita que WhatsApp bloquee tu número. Se puede cerrar con la X y vuelve si se bloquea otro mensaje.
Un mensaje puede fallar sin encender la etiqueta roja. Si el fallo fue por otra causa —el número del cliente rechaza el mensaje, o el contacto está dado de baja— solo lo verás en la burbuja, con el «!». Por eso conviene abrir la conversación cuando algo no cuadra, en vez de fiarse solo de la lista.
¿Qué haces? Vuelve a escribirle un rato después, o rescata esa conversación desde el celular. Si te pasa a menudo, escribe a soporte con el código que salga en el globito: ese código es lo que dice cuál de los frenos saltó.

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Cuando la lista está vacía

Centro de mensajería sin conversaciones, con el enlace al chat de prueba y el formulario para crear un chat

La bandeja de un agente recién creado: el título «Centro de mensajería», el buscador, las píldoras de filtro y el bloque que aparece cuando no hay ninguna conversación. A la derecha, el aviso de conexión — en esta captura el WhatsApp aún no estaba conectado.

Ese bloque aparece cuando la lista queda vacía: al abrir un agente que aún no tiene conversaciones, o después de buscar un número y no encontrarlo. Y es el único sitio desde el que se puede empezar una conversación: no hay ningún botón de «nueva conversación» en ninguna otra parte de la pantalla.
En ese bloque hay dos cosas juntas que hacen lo contrario, y están a un centímetro una de otra. Léelas antes de pulsar:
  • El enlace «Pruébalo en el chat de prueba» — no sale ningún mensaje.
  • El formulario Crear chat — tu agente le escribe por WhatsApp de verdad a ese número. La propia pantalla lo avisa debajo del botón.

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Escribirle tú primero a un número nuevo

1

Busca el número en «Buscar»

Si no existe esa conversación, la lista queda vacía y aparece el bloque. Con un filtro puesto no aparece: entonces la lista dice «Ninguna conversación pasa este filtro» y ofrece Quitar los filtros. Quítalos y repite.
2

Revisa el formulario

Si lo que buscaste tenía 8 dígitos o más, el teléfono ya viene copiado en Número de WhatsApp del cliente. Buscar por nombre no copia nada. Escribe el Primer mensaje del cliente —el texto con el que arranca la conversación, como si lo hubiera mandado él— y elige el capítulo por el que quieres que empiece.Mira la línea que dice «Se enviará a …» debajo del número. A los números de 9 dígitos les antepone el 51 de Perú: si tu cliente es de otro país, escribe su número con el código delante o le escribirás a un peruano cualquiera.
3

Pulsa «Crear chat»

El agente le escribe a ese número por WhatsApp. Úsalo con clientes que ya te escribieron alguna vez, no con listas compradas.

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El chat de prueba: probar sin molestar a nadie

Pulsa «Pruébalo en el chat de prueba» y se abre una ventana titulada Chat de prueba, con el recordatorio arriba del todo: «Chat de prueba — nada sale por WhatsApp. Escribe como si fueras el cliente.» Escribes abajo, como si fueras un cliente, y el agente responde ahí mismo. Verás un escribiendo… mientras piensa (un turno normal tarda unos 20 segundos). Hay un botón Reiniciar que borra ese hilo de prueba y lo empieza de cero, y Cerrar para salir. Es de texto: si el agente manda una foto o un PDF, verás que se nombra el adjunto en lugar de pintarse.
Las conversaciones de prueba no ensucian tus números. No aparecen en la lista de chats, no cuentan en Resultados y no marcan «Ten tu primera conversación» de la lista Pon tu empresa a operar de Inicio. Ese hito espera una conversación real, con un cliente real.
Sí consume saldo, porque el agente piensa igual que en una conversación de verdad. Para que puedas probarlo antes de conectar tu WhatsApp, tu cuenta nace con US$ 5 de anticipo — que se descuentan de tu crédito de bienvenida el día que conectes. Está contado en Planes y precios.

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Si algo no funciona

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Atajos y detalles que ahorran tiempo

No. La lista, el chat abierto y la ficha se releen solos cada 5 segundos. Cuenta con esos segundos de retraso: no es instantáneo como WhatsApp Web. Mientras la pestaña está en segundo plano el refresco se detiene, y vuelve a pedir datos en cuanto regresas a ella.
Sí, pero no por cada mensaje nuevo. Los avisos se activan desde la campana de la barra de arriba y cubren cuatro situaciones: una conversación con el piloto apagado que lleva unas 2 horas esperando respuesta, tu primera conversación, tu primera venta y la caída del canal de WhatsApp.Hacen falta los permisos del navegador. En iPhone solo funcionan si has instalado el panel en la pantalla de inicio. No dejes el panel cerrado esperando un pitido por cada cliente: esa red es de espera larga.
El hilo abre con los últimos 50 mensajes. Al principio de la conversación hay un botón Ver mensajes anteriores. No se ha perdido nada.
En la cabecera del chat hay un selector con el capítulo de esa conversación. Cambiarlo mueve al cliente al punto del guion que elijas.
En el menú de los tres puntos de la cabecera está «Asignar a …» (y «Quitar dueño» cuando ya hay uno). El dueño aparece en la cabecera como «· atiende Fulano».Es un aviso, no un candado: no impide que otro conteste ese chat. Si el equipo no llega a cargarse, la opción sencillamente no aparece.
Se arranca desde Clientes: encadena una cola de conversaciones y pinta una barra propia encima del chat, con cronómetro, Siguiente → para pasar al siguiente sin volver a la lista y Piloto ON para devolverle ese cliente a la IA. Al terminar dice «N clientes atendidos · cola limpia» y te devuelve a Clientes. En computadora, la tecla N pasa al siguiente.
Separa por días (Hoy, Ayer, la fecha), mete un divisor cuando la conversación cambia de capítulo, marca las burbujas que escribió una persona y no la IA, y pinta el estado del comprobante cuando el cliente manda una captura de su pago.Lo que no hay es un indicador de «el agente está escribiendo» dentro de la conversación: si el agente está pensando, lo verás cuando llegue su mensaje, en el siguiente refresco.

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Lo mismo, desde tu asistente

Esta sección es opcional y solo aplica si conectaste Claude, ChatGPT o Codex a tu negocio. Si trabajas en el panel, ya terminaste.
Leer conversaciones viaja en la conexión por defecto: si ya conectaste con la URL pelada, puedes pedirle una auditoría de tus chats sin activar nada más. Copia y pega:
Los 2 que sí compraron no sobran: el contraste entre un chat ganado y uno perdido enseña más que diez fracasos seguidos.

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La rúbrica: seis formas de perder una venta

Pídele que marque cuáles están presentes, con la cita y el chat donde lo vio. Casi todos se arreglan en el manual, no chat a chat.

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Lo que conviene saber antes de pedirlo

  • El teléfono del cliente le llega tapado (51•••••4321), a propósito: tus clientes no consintieron nada con el proveedor de IA. No estorba para operar.
  • No hay filtro por fecha ni búsqueda dentro de los hilos. «Los de ayer» los resuelve tu asistente mirando las horas.
  • Los hilos largos llegan por páginas, avisando, y conservando lo más reciente.
  • Responder no viene activado. Leer sí; mandar un WhatsApp real al cliente o pausar el agente hay que activarlo al conectar. Y una lista de funciones en la URL reemplaza al conjunto por defecto en vez de ampliarlo: nómbralas todas.
  • El texto de tus clientes le llega marcado como datos, no como órdenes. Si un chat trae instrucciones dirigidas a tu asistente, eso es un hallazgo de la auditoría, no una orden que deba cumplir.
Los detalles de la conexión están en La URL de conexión y en Seguridad.

La Librería de archivos

Los archivos que se mandan desde el chat: formatos, permisos y por qué a veces no llegan.

El manual del vendedor

Donde se arregla la causa de lo que veas mal en los chats.

Preguntas frecuentes

Empezando por «mi agente no le contestó a un cliente».
Última modificación el 16 de septiembre de 2026