> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.darkfunnels.ai/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.
> ## Agent Instructions
> DarkFunnels is a WhatsApp AI sales-agent platform used mainly in Peru and Latin America. The product interface and most of this documentation are in Spanish; the /en tree is the English mirror.
> A business connects the WhatsApp number it already uses by scanning a QR code from the dashboard, the same linked-device mechanism as WhatsApp Web. It does not go through the Meta Cloud API (WhatsApp Business Platform), so there is no application to get approved and no message templates to submit. DarkFunnels is not a Meta product and is not affiliated with Meta.
> DarkFunnels also publishes a remote MCP server at https://mcp.darkfunnels.ai/mcp so an assistant such as Claude, ChatGPT or Codex can operate the workspace on the owner's behalf. The tool reference is at /referencia/tools and the connection parameters at /referencia/url-de-conexion.
> The dashboard is https://optimind.darkfunnels.ai, the marketing site is https://darkfunnels.ai and the page written for AI agents is https://darkfunnels.ai/agents.
# Pedidos y métricas
> Las pantallas donde ves lo que vendiste: cómo nace cada pedido, cómo se cobra, qué significa cada estado y qué mide de verdad cada indicador de Resultados.
Tu agente cierra la venta en el chat. A partir de ahí el trabajo es tuyo:
cobrar, despachar y saber si el mes va bien. Esta guía es el recorrido por las
pantallas donde eso se hace, clic por clic.
**Dónde está todo.** Entra al panel en
[optimind.darkfunnels.ai](https://optimind.darkfunnels.ai). En el menú de la
izquierda:
| Pantalla | Para qué sirve | Cómo llegar |
| -------------- | --------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------- |
| **Órdenes** | Tu cola del día: quién te debe, qué falta despachar | Abajo del menú, como una fila suelta: **Órdenes** |
| **Clientes** | Las personas que hablaron con tu agente, con lo que aprendió de ellas | **Ventas** → bloque **AGENTE** → **Clientes** |
| **Resultados** | Cómo va el negocio en un período | **Ventas** → **Resultados** (la primera) |
| **Envíos** | Los paquetes, el courier y la guía | **Envíos** — solo si tu empresa lo tiene activado |
**La regla de oro de esta guía: aquí el dinero se anota, no se cobra.** El
pedido guarda lo que se vendió y lo que falta cobrar; el dinero entra por tu
Yape, tu Plin, tu transferencia o tu efectivo, y **una persona lo registra
aquí**. Tu agente no confirma pagos: los confirma alguien de tu equipo, en la
ficha del pedido o aprobando el comprobante.
## Órdenes: la pantalla
En el menú de escritorio se llama **Órdenes**; en el móvil, la misma entrada se
llama **Pedidos**. La dirección directa es `optimind.darkfunnels.ai/ordenes`
(si tenías guardado el enlace viejo `/orders`, te lleva ahí solo).
El título es **Órdenes** y debajo, en letra pequeña, dice qué es: *Todo lo que
el embudo logra — pedidos, citas, servicios y leads — del «sí» al cierre.*
Esa frase explica las cuatro pestañas.
**Si buscabas «Conversiones» en el menú, ya no está como pantalla aparte:** se
fundió aquí. Las ventas son la pestaña **Pedidos**; las citas, los servicios y
los interesados son las otras tres.
### ¿Tengo que contratar esto?
No. Las cuentas nuevas nacen con Órdenes encendida, sin activarla desde ningún
sitio, y a los negocios que ya existían con su agente de ventas activo se les
encendió de oficio. No es una app de núcleo, así que se puede apagar y volver a
encender desde **Administración** → **Apps** (te lo cuenta
[Las apps](/primeros-pasos/las-apps)). **Si no ves la entrada Órdenes en tu
menú, es que está apagada** — no es un fallo.
Contrasta con **Envíos**, que sí es opcional y hay que activar aparte.
### Las cuatro pestañas
Arriba, en fila: **Pedidos** · **Citas** · **Servicios** · **Leads**. Son los
cuatro tipos de resultado que puede conseguir tu agente. Esta guía trata la
primera, que es la que mueve dinero.
### Los cuatro totales
La banda de cifras grandes: **POR COBRAR** · **POR DESPACHAR** · **EN CAMINO**
· **ENTREGADOS**.
**Son el total histórico de tu negocio, no del mes ni de la semana.** Esa banda
no tiene selector de fechas: el número de **ENTREGADOS** es todo lo que has
entregado desde que empezaste. Para «cuánto vendí en agosto», la pantalla es
**Resultados**.
Cada total agrupa más de un estado, y por eso las cuentas no cuadran a la
primera:
| Total | Qué estados suma |
| ----------------- | ------------------------- |
| **POR COBRAR** | Por cobrar + Pago parcial |
| **POR DESPACHAR** | Pagado + Facturado |
| **EN CAMINO** | En camino |
| **ENTREGADOS** | Entregado + Cerrado |
**Los pedidos cancelados no entran en ninguno de los cuatro.** Si sumas los
cuatro totales y no te cuadra con lo que ves en la tabla, esa es una de las
razones: los cancelados sí salen en la lista y en ningún total.
**Los números no son botones.** Pulsar una cifra de esa banda no filtra la
tabla. Para filtrar están los botones de abajo.
### Las tres vistas
Tres formas de mirar lo mismo, con tres trabajos distintos:
La lista. **Para buscar** un pedido concreto y abrirlo.
Tablero de tarjetas por etapa. **Para mover** pedidos arrastrando.
Los comprobantes que mandaron tus clientes. **Para cobrar.**
En **Tabla** hay además cuatro filtros rápidos: **Todos**, **Por cobrar** (sin
pagar o pagados a medias), **Pagados** y **Cerrados**.
**«Cerrados» mete a los cancelados en la misma bolsa que los entregados.** Si
buscas una venta que se cayó, está ahí. Y también sale en **Todos**.
### Las columnas de la tabla
De fábrica, y en este orden: **pedido** · **cliente** · **detalle** · **total**
· **saldo** · **estado**, y al final un botón **Abrir**.
* **saldo** es la columna que te dice cuánto te deben todavía.
* Puedes ensanchar y reordenar las columnas arrastrando; el panel recuerda el
resultado para cada agente por separado.
* **Abrir** se queda fija a la derecha: no se mueve ni se estrecha.
### El número del pedido
Cada pedido tiene un número corto tipo **#ORD-0012**. Lo pone el sistema, no se
elige, y la cuenta es de tu negocio: **tu primer pedido es el #ORD-0001** aunque
otras empresas lleven miles. Sirve para hablar de él con tu equipo y para
buscarlo en la caja de búsqueda de arriba (*«Buscar cliente o #ORD…»*).
**La búsqueda solo mira los pedidos ya cargados.** La tabla carga de 50 en 50 a
medida que bajas. Si buscas un pedido antiguo y no aparece, no es que se haya
borrado: todavía no está cargado. La propia pantalla lo dice cuando no encuentra
nada — *«la búsqueda mira los pedidos ya cargados»*.
**El truco:** filtra primero por estado, o baja hasta cargarlo.
**Enlace directo a un pedido.** Si añades `?id=` y el identificador del pedido a
la dirección, al entrar se abre esa ficha sola. Es cómodo para pasarle a alguien
de tu equipo el pedido exacto del que están hablando.
## Cómo nace un pedido
Hay dos caminos, y solo dos.
### 1. Solo, desde una venta por WhatsApp
Tu agente conversa, resuelve y el cliente dice que sí.
En ese mismo turno anota la venta. **Registrar la venta ES abrir el
pedido**: no hay un segundo paso ni un botón que pulsar.
Con su número, su total, su saldo y su estado. En la ficha se lee **creado
por el agente**.
**Sin la app Órdenes activa, la venta se registra igual pero no se abre ningún
pedido.** La venta cuenta en Resultados; lo que no tienes es la cola de cobro
ni la de despacho.
**¿Y si el mismo cliente compra otra vez en el mismo chat?** Mientras el pedido
anterior siga abierto —**Por cobrar** o **Pago parcial**—, el agente **reescribe
ese pedido** con las líneas nuevas en vez de duplicarlo. Ojo: lo reescribe, no
lo suma. Si el pedido anterior ya estaba **Pagado** o más allá, la segunda venta
abre un pedido nuevo.
**«Vendí y no me apareció el pedido».** Casi siempre es el catálogo. Si el
agente registra una venta y no consigue ponerle precio a alguna línea —porque el
producto no está en el catálogo y nadie dijo el precio—, la venta **sí** queda
registrada pero **el pedido no se abre**. Lo mismo si la venta llega sin ninguna
línea de producto. Tener el producto cargado en tu [catálogo](/guias/catalogo)
quita esa causa.
Caso distinto y anterior a este: **una venta sin importe no se registra
siquiera**. El monto es el valor total del pedido, aunque el cliente pague
contra entrega y no haya adelantado ni un sol.
#### De dónde salen los precios
Cuando la línea encaja con un producto de tu catálogo —por su identificador o
por su nombre—, **manda el precio del catálogo** y se descarta cualquier número
que el agente hubiera escrito. Por eso, con el producto cargado, el precio no lo
pone la IA.
Dos excepciones que conviene conocer:
* **Un producto que no está en el catálogo** entra al pedido con el precio que
dijo el agente en el chat.
* **Si el producto tiene precio por cantidad**, el unitario se recalcula según
el volumen y la línea sale rotulada *(precio por volumen)*.
#### De dónde sale la moneda
Nadie la declara: se deduce, en este orden. Primero, lo que el agente entendió
del chat leyendo el símbolo que se escribió (`S/` o `$`). Si no, la moneda del
precio del catálogo que resolvió. Y si tampoco, el ajuste **Moneda de las
ventas** del agente (soles de fábrica).
**Por aquí es por donde se cuelan los períodos con «varias monedas».** Si en tus
chats se escriben los dos símbolos, acabarás con ventas en soles y en dólares el
mismo mes, y Resultados dejará de poder sumarlas. Ojo con el orden: el ajuste
**Moneda de las ventas** es el último recurso, no la primera palabra — si vendes
en una sola moneda, lo que de verdad manda es que el catálogo esté en esa moneda
y que en el chat no se mezclen los dos símbolos.
### 2. A mano, con «Pedido manual»
Para cuando vendiste por teléfono, en el mostrador o por otro canal. El botón
está arriba a la derecha, junto a **Avisos automáticos**.
Lo que te pide:
| Campo | ¿Obligatorio? |
| ------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------- |
| Nombre del cliente | **Sí.** Sin él no deja guardar: *«El cliente necesita un nombre»* |
| Teléfono | No |
| Dirección y distrito | No — el campo dice literalmente *«Dirección (opcional)»* |
| Líneas de producto | Elegidas del catálogo o escritas a mano |
| Moneda, costo de envío y plan de pago | Se eligen aquí |
El total y el número de pedido los calcula el sistema. En la ficha se leerá
**creado a mano**.
**El desplegable de productos solo trae lo que vende el agente que tengas
seleccionado** en la barra de la izquierda. Si no encuentras un producto,
comprueba primero el agente.
**Un pedido lleva una sola moneda para todo.** Si mezclas un producto en soles
con otro en dólares, la pantalla te lo bloquea y te dice qué línea es la
culpable. La plataforma no convierte divisas en ningún sitio.
### El tercer camino que NO abre un pedido
Desde **Clientes** → ficha del cliente también puedes **Registrar** una venta.
Eso **anota la venta en su historial y cuenta en Resultados, pero no abre
ningún pedido**.
Son dos altas manuales distintas y solo una crea pedido:
| Si quieres… | Ve a |
| ---------------------------------- | ------------------------------------ |
| Cobrar y despachar algo | **Órdenes** → **Pedido manual** |
| Solo dejar constancia de una venta | **Clientes** → ficha → **Registrar** |
### Los tres planes de pago
Tanto en el alta manual como cuando lo registra tu agente, las opciones son
tres: **Pago completo**, **Contra entrega** y **Adelanto + saldo**. No hay más.
Los planes por tramos libres no se arman ni desde la pantalla, ni desde el
agente, ni desde tu asistente conectado.
## Los estados de un pedido
Ocho rótulos. Estos son los que vas a ver escritos en tu pantalla:
| Estado | Qué significa |
| ---------------- | --------------------------------- |
| **Por cobrar** | Está abierto y no ha entrado nada |
| **Pago parcial** | Entró algo y queda saldo |
| **Pagado** | No queda nada que cobrar |
| **Facturado** | Etiqueta heredada — ver abajo |
| **En camino** | Ya salió hacia el cliente |
| **Entregado** | Llegó |
| **Cerrado** | Etiqueta heredada — ver abajo |
| **Cancelado** | Se cayó |
**«Facturado» y «Cerrado» son etiquetas heredadas.** Existen en el sistema y los
totales de arriba las siguen sumando, pero **hoy ninguna acción del panel lleva
un pedido a esos dos estados**. Si ves un pedido en «Cerrado», viene de una
migración antigua de tus datos, no de algo que hiciste tú.
## La ficha del pedido
Se abre con el botón **Abrir** de la tabla, con la tarjeta del Pipeline, o
directamente desde el chat (más abajo). Tiene cuatro bloques:
Qué se vendió y el total.
Los tramos de cobro, si los hay.
Lo que ya entró, lo que falta y los comprobantes sin conciliar de este
pedido.
Quién creó el pedido, cada cambio de estado y las notas.
Justo debajo del número de pedido se lee **creado por el agente** o **creado a
mano**. Es la forma de auditar, sin salir de la pantalla, qué vendió la IA y qué
vendió tu equipo.
### Registrar un pago
Botón **Registrar pago**, eligiendo entre **Efectivo**, **Yape**, **Plin**,
**Transferencia** y **Otro**. Solo aparece mientras el pedido está **Por
cobrar** o en **Pago parcial**; en cuanto pasa a **Pagado**, deja de estar.
Tu agente no confirma pagos: los confirma una persona, aquí o aprobando un
comprobante.
### Las otras acciones
Según en qué punto esté el pedido, verás **Marcar despachado**, **Marcar
entregado** y **Cancelar pedido**. Y puedes dejar una **nota interna**:
queda en la Historia y **el cliente no la ve**.
**El botón «Cerrar» del pie cierra la ficha, no el pedido.** No existe ninguna
acción que cierre un pedido: para dar por muerta una venta, usa **Cancelar
pedido**.
### La trampa que más desconcierta
**Marcar despachado o entregado un pedido con saldo pendiente NO cambia su
estado.** El despacho queda anotado en la Historia, con lo que falta escrito en
la anotación, pero el pedido se queda donde estaba —**Por cobrar** o **Pago
parcial**—. Es a propósito: así el dinero que te deben no desaparece de tu vista
de cobranza.
La pantalla te lo dice en el aviso: *«(anotado; sigue por cobrar)»*. Pasará a
**Pagado** cuando registres el cobro.
### La ficha también vive dentro del chat
Es el mismo bloque, en dos sitios: el cajón de **Órdenes** y la pestaña
**Órdenes** del carril lateral de la conversación. Desde el chat, con el cliente
delante, puedes registrar su pago, aprobar su comprobante y marcar el despacho
sin cambiar de pantalla. Para el día a día suele ser el camino más cómodo.
## Cobrar por WhatsApp: los comprobantes
Tu cliente manda la captura de su Yape, su Plin o su transferencia. Esa imagen
entra en la vista **Vouchers**.
La IA lee la imagen y **pre-llena el monto**, pero quien confirma el pago es
siempre una persona, con el botón **Aprobar pago**. También puedes
**Descartar**.
### Las etiquetas de la bandeja
Cada una es una decisión que tienes que tomar tú:
| Etiqueta | Qué te está diciendo |
| ------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------- |
| **difiere del saldo** | El monto leído no es lo que falta cobrar |
| **no cubre el hito** | Es menos de lo que tocaba en ese tramo del plan |
| **revísalo a ojo** | La IA leyó la imagen con poca confianza |
| **moneda distinta** | El comprobante no está en la moneda del pedido |
| **se asocia al aprobar** | Todavía no está enganchado a un pedido; se engancha al aprobarlo |
| **Sin pedido abierto en este chat — créalo antes de aprobar** | No hay a qué aplicarlo: el botón de aprobar está deshabilitado |
Si la imagen es ilegible, la pantalla lo dice sin rodeos: *«El OCR no pudo
leerlo — abre el comprobante y concílialo a ojo»*. Hay un visor a pantalla
completa para mirarlo con calma.
**La bandeja va por tandas, no es la lista completa.** Al pie se lee *«Se
muestran los N comprobantes más antiguos. Concilia estos para ver los
siguientes.»* Es una cola: primero los viejos.
**Un comprobante de hace más de 48 horas no se procesa.** Si tu cliente reenvía
la captura de un pago de hace tres días, no aparecerá pre-llenada en la bandeja.
Regístralo a mano desde la ficha del pedido con **Registrar pago**.
**No hace falta ir a la bandeja.** El bloque **Pagos** de la ficha del pedido
lista los comprobantes sin conciliar de ese pedido, con su foto y su fila de
aprobación. Es más directo cuando ya sabes de qué pedido hablas.
## Cuando el pedido queda cobrado, pasan tres cosas solas
En el momento en que el saldo llega a cero:
1. **Tu agente le escribe al cliente** que su pedido ya se está preparando — si
el pedido nació de una conversación y ese aviso sigue encendido, que lo está
de fábrica.
2. **Se descuenta el stock** del inventario. Si luego cancelas el pedido, ese
descuento se compensa.
3. **Nace el envío**, si tienes la app Envíos activa y un solo courier
habilitado (ver más abajo).
## Mover pedidos: el Pipeline
Tablero con cuatro columnas: **Por cobrar**, **Por despachar**, **En camino** y
**Entregado**.
**Solo se puede arrastrar a las dos últimas.** Las columnas de cobro no aceptan
que les sueltes nada, porque **el dinero se registra, no se arrastra**. Para
cobrar, abre el pedido y usa **Registrar pago**, o aprueba su comprobante.
Tres cosas más del Pipeline que sorprenden:
* **Los cancelados no aparecen** en ninguna columna.
* **El tablero solo reparte los pedidos ya cargados** (50 de entrada, más los
que cargues bajando). Los cuatro totales de arriba sí cuentan todos tus
pedidos. Por eso puedes ver «POR COBRAR 180» arriba y un puñado de tarjetas en
esa columna: no falta nada, falta cargarlo.
* **Al entrar en Pipeline el filtro de estado vuelve a «Todos»**, a propósito.
## Avisos automáticos
El otro botón de arriba a la derecha. Abre el panel donde decides **qué le
cuenta tu agente al cliente en cada peldaño** del pedido.
Ojo con lo que se edita ahí: **no escribes el mensaje literal, escribes la
tarea** que el agente ejecuta al avisar. Él lo redacta con su forma de hablar y
con el contexto de esa conversación. Cada peldaño tiene su interruptor: al
apagarlo conservas el texto para cuando lo quieras volver a encender.
Los peldaños nacen encendidos, con estas tareas de fábrica:
| Cuándo | Tarea de fábrica |
| ------------ | -------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Al cobrar | *«Cuéntale al cliente que su pedido ya se está preparando y agradécele la compra.»* |
| Al despachar | *«Avísale al cliente que su pedido ya salió. Si hay courier o dato de seguimiento, dáselo…»* |
| Al entregar | *«Confirma con el cliente que recibió bien su pedido, pregúntale cómo le fue…»* |
Hay dos peldaños más para las citas (asistió / no asistió).
**«¿Por qué mi agente le escribió solo al cliente?»** Por esto. Es la respuesta,
y se apaga desde aquí.
### El botón «Deshacer» que no deshace lo que crees
Cuando mueves un pedido a **En camino** o **Entregado**, el aviso al cliente
sale aproximadamente **un minuto después**. Durante unos **55 segundos** aparece
un botón **Deshacer**.
**«Deshacer» cancela el mensaje al cliente. NO revierte el estado del pedido.**
El pedido se queda movido. Si te equivocaste de pedido, tienes que corregirlo a
mano en su ficha.
Ese aviso —y por tanto ese botón— tiene tres condiciones. Si falta alguna, no
hay mensaje ni **Deshacer**:
1. **El pedido tiene que venir de una conversación.** Un pedido creado con
**Pedido manual** no tiene chat detrás: ahí no hay aviso ni botón.
2. **El pedido tiene que avanzar.** Volver a marcar algo que ya se avisó no
vuelve a avisar.
3. **El peldaño tiene que estar encendido** en **Avisos automáticos**.
## Clientes
`optimind.darkfunnels.ai/clientes`. Es el CRM: cada persona que ha hablado con
tu agente, con lo que él aprendió de ella.
**Necesita un agente seleccionado.** Sin él la pantalla dice *«Sin agente
seleccionado»* y la entrada del menú no lleva a ninguna parte. Y la lista cambia
al cambiar de agente en la barra lateral: no es que hayas perdido contactos.
### Las tres vistas
| Vista | Qué es | Cuándo usarla |
| ---------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------- |
| **Cola** | *«Tu cola de cierre: quien te escribió y se quedó sin respuesta, del que más lleva esperando al que menos; tú solo la vacías.»* | Todos los días |
| **Embudo** | *«El embudo de un vistazo: cada tarjeta es una persona. Arrástrala a otro capítulo y el agente conversará desde ahí en su siguiente turno.»* | Para ver dónde se atascan |
| **Tabla** | *«Cada persona que conversa con tu agente, con su capítulo, sus compras, lo que el agente aprendió de ella y las excepciones que piden tu atención.»* | Para supervisar y buscar |
Normalmente entras en **Cola**. Si llegas desde un enlace que ya pide otra vista
o un capítulo concreto —por ejemplo desde el [Manual](/guias/manual)—, entras
directo ahí.
**Arrastrar una tarjeta en la vista Embudo cambia el capítulo de esa persona:**
tu agente conversará desde ese capítulo en su siguiente turno. Es la forma más
rápida de rescatar a alguien que se quedó atascado.
### Las columnas de la Tabla
Fijas y en este orden: **cliente** · **estado** · **capítulo** · **piloto** ·
**etiquetas** · **conversiones** · **costo IA** · **última actividad**. Al final,
los botones **Ficha** y **Chat**.
Después de las fijas aparece **una columna por cada dato que tu agente captura**
de esa persona —y son editables—. Quedan fuera los que ya tienen columna propia
(el capítulo, el piloto, el teléfono y la foto) y los de uso interno.
La columna **estado** tiene tres valores y se calcula sola, no se edita:
| Estado | Qué significa |
| -------------------- | --------------------------------- |
| **Baja** | El contacto se dio de baja |
| **Espera respuesta** | Te escribió y sigue sin respuesta |
| **Al día** | Nadie está esperando respuesta |
**«Al día» no significa «me compró».** Significa que esa conversación no tiene
nada pendiente por tu lado.
### Tres columnas que no miden lo que su nombre sugiere
**«conversiones» no son ventas.** Cuenta todos los resultados registrados sin
anular de esa persona: ventas, pero también citas, servicios y leads. Y suma
**toda su historia con todos tus agentes**, no solo con el que tienes abierto.
Si tu embudo agenda citas, ese número está inflado respecto a lo que vendiste.
**«Con compra» tampoco es «me pagó».** Ese filtro marca a quien tiene al menos
un resultado registrado y no anulado en toda su historia, con cualquier agente.
No mira si pagó ni si el pedido está cobrado. Para el dinero, el sitio es el
filtro **Por cobrar** de Órdenes.
**«costo IA» se queda corta.** Es lo que costó la IA de atender a esa persona,
en dólares y sumando toda su historia, pero solo cuenta lo que ocurre dentro de
un turno de conversación. Transcribir el audio que mandó el cliente o leer una
imagen quedan fuera. Si sumas la columna de todos tus clientes y lo comparas con
tu consumo, no va a cuadrar.
### Ordenar la tabla: cuidado
**Ordenar por una columna solo ordena las filas ya cargadas** (200 por página),
no toda tu base. Si ordenas por «conversiones» buscando a tu mejor cliente,
puede que ni siquiera esté en pantalla.
Cuando quedan más filas, la propia pantalla lo dice al pie —*«el orden se aplica
solo sobre los cargados»*— y te ofrece **Cargar 200 más** y **Quitar orden**.
**Primero filtra, después ordena.**
Mientras hay un orden puesto, la tabla deja de cargar sola al bajar y se apaga
el modo en vivo, para que las filas que estás mirando no salten de sitio.
**La lista se refresca sola cada 10 segundos** y sube al primer puesto a quien
acaba de escribirte. La pantalla lo declara al pie con un punto verde.
### La ficha del cliente
Desde el botón **Ficha** puedes cambiarle el capítulo, encender o apagar su
piloto automático, ponerle etiquetas, registrar o anular una venta, darlo de
baja y borrar sus datos.
**Las «Notas internas» son la función más útil y menos conocida del panel.** Es
donde le dices a tu agente *«a este trátalo como mayorista»* sin tocar el
manual: él las lee y las aplica en sus respuestas, y **el cliente no las ve**.
Escríbelas cortas. Tu agente recibe **las 5 más recientes, recortadas a 300
caracteres cada una**: acumular decenas de notas largas no ayuda, estorba.
**Anular una venta desde la ficha también cancela el pedido enlazado** — si el
pedido está **Por cobrar**, **Pago parcial** o **Pagado**, se cancela sin más.
Si ya iba camino de la entrega y dejó rastro (guía emitida o stock movido), el
pedido no se cancela y verás *«el pedido enlazado ya no admite cancelación —
revísalo en /ordenes»*. **La venta queda anulada en los dos casos**: el pedido
hay que revisarlo tú.
**Una persona aparece en un solo agente, no en dos.** A cada contacto se le
asigna el agente de su conversación más reciente que tuviera agente asignado. Si
alguien habló con dos embudos distintos, se lo lleva el segundo y desaparece de
la lista del primero. **No es un fallo.** Y si su última conversación no llegó a
tener agente, se queda con el anterior.
## Resultados: qué mide de verdad cada número
`optimind.darkfunnels.ai/resultados`. Es la pantalla de «cómo va mi negocio», y
la única del panel con filtro de fechas.
Arriba eliges el ámbito: **el agente seleccionado** o **Toda la organización**.
El antetítulo cambia entre *«Tu agente»* y *«Tu organización»* para que sepas
qué estás mirando.
**No intentes cuadrar las dos vistas.** La suma de tus agentes por separado NO
da el número de «Toda la organización», y es a propósito: una conversación sin
agente asignado y una venta sin agente anotado no le tocan a ningún embudo, pero
sí cuentan en el total de la organización.
### El selector de fechas
Ofrece: Hoy · Últimos 7 días · Últimos 30 días · Últimos 90 días · Esta semana ·
Este mes · Mes anterior · Este año · Año anterior · Rango personalizado. La
primera vez entra en **Esta semana**; después recuerda, en ese navegador, el
último período que elegiste. Lo máximo que se puede pedir es algo menos de 400
días.
**El «cambio frente al período anterior» se calcula por forma, no por días.** El
anterior de marzo es febrero —28 días—, no «marzo menos 31 días». Por eso el
porcentaje de cambio no cuadra si lo intentas reproducir con una resta a mano.
### El número grande
Un veredicto de 0 a 100 con tres bandas: **Bueno** (75 o más), **Regular** (50 a
74\) y **Malo** (menos de 50). No es una nota que ponga la IA: es una media
ponderada de los siete indicadores de abajo, con estos pesos:
| Indicador | Peso |
| --------------------- | ---- |
| Tasa de conversión | 30 % |
| Latencia de respuesta | 13 % |
| Conversiones | 12 % |
| Derivación a humano | 12 % |
| Calidad de venta | 12 % |
| Éxito de herramientas | 11 % |
| Ingreso atribuido | 10 % |
Los indicadores que no se pudieron calcular se descartan y su peso se reparte
entre los demás. El **Ingreso atribuido** también se descarta cuando en el
período hubo ventas en más de una moneda, porque esa suma no significaría nada.
**Cuándo dice «Sin datos» en vez de calificarte.** Solo dos indicadores cuentan
para eso: la **Tasa de conversión** y las **Conversiones**. Si en el período no
se pudo calcular ninguno de los dos, el veredicto dice *«Sin datos»* aunque
tengas cifra en los otros cinco. Es deliberado: no queremos calificar mal a un
agente que simplemente no tuvo con quién hablar.
### Los siete indicadores, sin adornos
Están agrupados en tres bloques: **Resultado de venta** (Tasa de conversión,
Conversiones, Ingreso atribuido), **Operativo** (Derivación a humano, Éxito de
herramientas, Latencia de respuesta) y **Calidad** (Calidad de venta).
Esta tabla es lo más importante de esta página. Hay indicadores cuyo nombre
sugiere una cosa y miden otra:
| Indicador | Qué mide de verdad | Cuándo NO te fíes |
| ------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ |
| **Tasa de conversión** | Los resultados registrados en el período divididos entre las conversaciones **nuevas** del período | **Puede pasar del 100 %** y no es un error: una venta de hoy puede cerrarse sobre un chat que empezó la semana pasada. Se muestra en crudo a propósito |
| **Conversiones** | **Todos** los resultados del período: ventas, citas, servicios y leads. Fuera quedan los anulados y tu chat de prueba | Si tu embudo agenda citas o capta leads, **esto no son ventas**. El número es mayor que lo que vendiste |
| **Ingreso atribuido** | La suma de los importes de esos resultados, **en la moneda en que se registraron** — no en dólares | Una cita o un servicio con importe también engordan el número. Y si el período cruzó dos monedas, el número sale sin símbolo, sin comparación y con la nota *«varias monedas — sin convertir»* |
| **Derivación a humano** | De las conversaciones que tu agente trabajó de verdad, en cuántas intentó pasarte el chat. Menos es mejor, y no pasa del 100 % | Es **un techo, no una cifra exacta**: los intentos que el sistema rechazó o que no cambiaron nada cuentan igual. Los traspasos reales pueden ser menos |
| **Éxito de herramientas** | De las acciones que tu agente intentó ejecutar (buscar en el catálogo, agendar, registrar una venta), cuántas salieron bien | Las que el sistema le frenó por política cuentan como fallo, a propósito. Si baja, tu manual le está pidiendo cosas que no puede hacer |
| **Latencia de respuesta** | El tiempo **mediano** desde el último mensaje del cliente hasta la primera respuesta, incluyendo la espera deliberada del agente | Solo mide respuestas a un cliente. Los recordatorios y el re-enganche que manda el agente por su cuenta quedan fuera, para que una campaña no destroce el número |
| **Calidad de venta** | Una nota de 0 a 100 que pone un juez de IA sobre la conversación: si califica al cliente antes de ofrecer, si persuade, si mantiene el personaje y si cierra con un próximo paso | **Es probable que la veas vacía siempre.** Viene apagada de fábrica y la enciende la plataforma, no tú desde el panel: cada nota consume saldo. Aun encendida, solo califica conversaciones de 6 mensajes o más y no repite la misma antes de 24 horas |
### Cómo leer una tarjeta apagada
**Una raya significa «no hay dato». Un 0 significa «hay dato y es cero».** No se
pinta un 0 falso para rellenar el hueco. Cuando falta el dato, el valor de la tarjeta es una raya
**—** y donde iría la comparación con el período anterior pone *«sin datos»*.
El **Ingreso atribuido** con varias monedas es el caso aparte: la tarjeta sigue
encendida —datos hay— y lo que dice es *«sin comparar»*.
**Tu chat de prueba no ensucia estos números.** Ni las conversaciones ni las
conversiones de la simulación entran en Resultados: probar tu agente antes de
conectar WhatsApp no te falsea la pantalla. Otra cosa es el saldo: los turnos de
prueba los responde tu agente, y eso
[consume créditos](/primeros-pasos/creditos-y-recarga) como cualquier otro turno.
## Envíos (solo si tu empresa lo tiene activado)
Vive en `optimind.darkfunnels.ai/envios`, menú **Envíos**. A diferencia de
Órdenes, **Envíos no viene encendida**: se activa negocio por negocio. Si no ves la entrada en tu menú, es eso, no un error.
La pantalla tiene tres vistas: **Envíos** (la cola de paquetes), **Guías del
courier** (guías que se sacaron a mano en el panel del transportista y hay
que emparejar) y **Couriers** (dar de alta transportistas y tarifas).
Las columnas son **envío** · **courier** · **destino** · **receptor** ·
**estado**, más el botón **Abrir**. Los siete estados posibles son **Por
despachar**, **Pidiendo guía**, **Despachado**, **En camino**,
**Entregado**, **Fallido** y **Cancelado**.
**«Pidiendo guía» confunde:** significa que el sistema está esperando al
transportista, no a ti.
**Los estados del ENVÍO no son los mismos que los del PEDIDO**, aunque
compartan algunos nombres. Son dos ciclos distintos que avanzan por
separado.
Filtros: **Todos**, **Por despachar**, **Pidiendo guía**, **En camino**,
**Entregados** e **Incidencias**. Arriba hay cinco contadores con esos
mismos nombres, y —como en Órdenes— son totales históricos sin selector de
fechas.
Dos avisos:
* **«En camino» agrupa dos estados**: los despachados y los que ya viajan.
* **«Incidencias» no cuenta lo mismo que lista**: el contador cuenta solo
los fallidos; el filtro lista además los cancelados. Un envío cancelado
sale en la lista y no en el número.
Y la caja de búsqueda, igual que en Órdenes, **solo mira los envíos ya
cargados**.
Todo envío cuelga de un pedido. Nace solo, sin que nadie lo pida, en tres
momentos: cuando el pedido es **contra entrega** (al crearse), cuando entró
**el adelanto** acordado, o cuando el pedido se **pagó completo**. La regla
es que el paquete sale cuando ya no queda nada que cobrar antes de
despacharlo.
También puedes crear uno a mano desde la pantalla de Envíos, pegando el
identificador del pedido (lo copias desde Órdenes).
**Añadir un segundo courier APAGA la creación automática de envíos.** Con
dos o más transportistas habilitados el sistema se niega a elegir por ti, y
los envíos dejan de nacer solos. Con un único courier habilitado (aparte de
la entrega propia), el envío nace con ese; sin ninguno declarado, tampoco
nace nada. Si de un día para otro «dejaron de aparecer los envíos», mira
esto primero.
**El único transportista con integración real es Shalom**: es el único que
puede sacar la guía desde la plataforma. Cualquier otro courier se puede dar
de alta con su nombre y su tarifa, pero **la guía se anota a mano**. La
opción **Entrega propia** es para cuando lo llevas tú (moto, mostrador).
Pedir la guía desde la plataforma **nace apagado** y lo enciendes tú,
courier por courier, porque cada guía es real y se la cobra tu cuenta del
transportista.
**Aun encendido, la guía no se pide sola.** El interruptor da permiso; no
dispara nada. La pide una persona con el botón **Pedir la guía al courier**
dentro del envío, y la pantalla avisa antes: *«Se crea una guía real y se
cobra en tu cuenta del courier»*.
Antes de dejarte pedirla, la ficha te muestra un bloque **Para pedir la
guía** con una etiqueta **Listo** o **Faltan datos** y la lista de lo que
falta. La agencia de origen se elige una sola vez, en la pestaña
**Couriers**, y vale para todos tus envíos.
Si la petición se queda a medias, aparece un bloque avisando de que la guía
necesita que la mires: eso no se resuelve solo, y hay que mirarlo, porque
dos guías se le cobrarían al cliente.
Muestra **Destino**, **Destinatario**, **Envío** (pedido, courier, costo,
número de guía) y una **Línea de tiempo** con cada movimiento del paquete.
Según el punto en que esté, aparecen además los bloques para pedir la guía,
despachar o anotar la guía.
**Por qué te pide tantos datos:** cuando el destinatario es una persona, el
courier exige documento y los dos apellidos por separado —**Apellido
paterno** y **Apellido materno**—; sin eso no entrega. Si el destinatario es
una empresa, se pide **Razón social** en su lugar.
**Los datos del destinatario se editan hasta que despachas.** Después quedan
en solo lectura, porque son los que viajaron impresos en la guía.
**El flete de Shalom lo paga el destinatario.** Si haces la cuenta del campo
**Costo** del envío como si lo pagaras tú, te sale al revés.
**Puedes despachar sin tener el número de guía.** La pantalla te lo dice:
*«La guía es opcional: si el courier todavía no te la dio, despacha ahora y
anótala cuando llegue»*. Anotarla después no cambia el estado del envío.
**El enlace «Rastrear» solo aparece si alguien pegó a mano un enlace de
rastreo** (tiene que empezar por `https`). La guía sacada desde la
plataforma guarda el **número** de guía, no el enlace: por eso puedes tener
número y no tener botón de rastreo.
Y la vista **Guías del courier** es la red de seguridad para cuando alguien
sacó la guía por fuera: llega un espejo de tu cuenta de Shalom, cada fila
con una propuesta de a qué envío pertenece, **que tienes que confirmar a
mano**. Vincular mal despacha el pedido de otra persona con esa guía.
## Si algo no funciona
| Lo que ves | Casi siempre es | Cómo se arregla |
| ----------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **No encuentro «Órdenes» en el menú** | La app está apagada en tu empresa | Enciéndela en **Administración** → **Apps** |
| **Vendí y no me aparece el pedido** | Alguna línea se quedó sin precio: el producto no está en el catálogo | Carga el producto en el [catálogo](/guias/catalogo) y pide al agente que vuelva a registrar |
| **Busco un pedido antiguo y no sale** | La búsqueda solo mira lo ya cargado | Filtra por estado, o baja hasta cargarlo |
| **Marqué despachado y el estado no cambió** | Queda saldo por cobrar | Es a propósito. Registra el pago y pasará a **Pagado** |
| **Pulsé «Deshacer» y el pedido sigue movido** | «Deshacer» cancela el mensaje al cliente, no el cambio de estado | Corrígelo a mano en la ficha del pedido |
| **Mi agente le escribió solo al cliente** | Un peldaño de **Avisos automáticos** | Apágalo desde ese panel; conserva el texto |
| **Sumo los cuatro totales y no cuadra con la tabla** | Los cancelados no entran en ningún total | Míralos en el filtro **Cerrados** |
| **El Pipeline tiene menos tarjetas que el total de arriba** | El tablero solo reparte los pedidos ya cargados | Baja para cargar más |
| **No puedo arrastrar a «Por cobrar»** | El dinero se registra, no se arrastra | Abre el pedido y usa **Registrar pago** |
| **Un cliente desapareció de un embudo** | Habló después con otro agente y se lo llevó | Búscalo con el otro agente seleccionado |
| **«Calidad de venta» sale vacía** | Viene apagada y se enciende desde la plataforma | No hay nada que puedas hacer desde el panel |
| **Un pedido «no se deja cancelar»** | Ya iba camino de la entrega y dejó rastro: guía emitida o stock movido | Revísalo en **Órdenes**; la venta sí quedó anulada |
| **Dejaron de nacer los envíos solos** | Tienes dos o más couriers habilitados | El sistema no elige por ti: crea el envío a mano |
| **El comprobante que reenvió mi cliente no aparece** | Tiene más de 48 horas | Regístralo con **Registrar pago** en la ficha |
## Lo que hoy no se puede
Dicho una vez y claro, para que no lo busques:
* **No hay exportación a Excel ni a CSV** en Órdenes, Clientes, Envíos ni
Resultados. La única pantalla del panel que descarga un CSV es el
[Catálogo](/guias/catalogo).
* **Solo Resultados filtra por fechas.** Órdenes filtra por estado y por texto,
Clientes por capítulo, piloto, etiqueta, texto y «Con compra», y Envíos por
estado y por texto. Para «cuánto vendí en agosto», Resultados.
* **No existe cerrar un pedido.** Para dar por muerta una venta, **Cancelar
pedido**.
* **No hay planes de pago por tramos libres** desde ninguna pantalla: solo los
tres planes de arriba.
## Lo mismo, desde tu asistente
Esta sección es **opcional y solo aplica si conectaste Claude, ChatGPT o Codex**
a tu negocio. Si trabajas en el panel, ya terminaste.
**Tu asistente mira los pedidos; no los opera.** No puede crear un pedido, ni
registrar un pago, ni aprobar un comprobante, ni despachar, ni pedir una guía,
ni dar de alta un courier. De envíos no tiene nada. Todo lo operativo se hace
desde la pantalla, o lo hace tu agente al vender.
Lo que sí puede: **leer**. Y para eso es muy cómodo, porque cruza cosas que la
pantalla no cruza.
Pedidos y métricas son grupos que hay que activar al conectar. Lo cómodo es
conectar con la URL que trae ya todo —está lista para copiar en
[La URL de conexión](/referencia/url-de-conexion)— y no volver a tocarla. Si
acabas de activar un grupo, abre un chat **nuevo**: el catálogo de herramientas
se fija por conversación.
Y valen las mismas apps que en el panel: para leer pedidos hace falta la app
**Órdenes** activa, y para el stock, la app **Inventario**. Si no lo están, tu
asistente recibe un aviso claro diciéndolo.
Frases que funcionan:
* *«Enséñame los pedidos por cobrar y dime cuánto dinero suman en saldo
pendiente.»*
* *«Trae los últimos 50 pedidos y agrúpalos por estado, con el total de cada
grupo.»*
* *«De los pedidos entregados de esta semana, ¿cuáles salieron de un chat y
cuáles los abrió una persona a mano?»*
* *«Ábreme el pedido y dime qué falta para darlo por cobrado.»*
* *«Compara el stock del catálogo contra el del inventario y dime qué variantes
no cuadran.»*
* *«¿Cuánto me costó la IA los últimos 30 días y qué agente se llevó la mayor
parte?»*
* *«¿Cómo va mi saldo y para cuántos días me alcanza al ritmo de esta semana?»*
Detalles que evitan malentendidos cuando le pides números:
La lista viene del más reciente al más antiguo, de 25 en 25 (50 como
máximo). Por fecha solo hay **tope superior**: para una ventana con
principio y fin —«esta semana», «julio»— tu asistente pide páginas hacia
atrás y recorta él lo que sobra. No hay filtro por cliente ni por importe.
Una tasa de conversión de `0.057` es **5,7 %**, no 0,057 %. Si tu asistente
te la lee tal cual, es eso.
Los indicadores que no se pudieron medir llegan apartados en una lista
propia, justo para que tu asistente **no los lea como ceros**. En un agente
recién encendido o una semana muerta, pueden llegar todos: eso significa
período sin actividad, no avería.
El nombre del campo es histórico. El importe va en la moneda de tus ventas y
viaja acompañado de un código que la dice. Si el período cruzó monedas,
llega marcado como mezclado: esa suma no se puede leer como un solo número.
Y si el período no tuvo ninguna venta, no llega ninguna moneda: viene en
blanco a propósito, porque no hay nada de donde deducirla.
Verás algo como `51•••••4321`. Es a propósito. Para verlo completo, o lo
miras en el panel, o el dueño de la cuenta reconecta el asistente pidiéndolo
explícitamente. El porqué está en [Seguridad](/seguridad).
Si necesitas nombrar los estados en inglés porque tu asistente te los devuelve
así, esta es la equivalencia con lo que ves en pantalla:
| En tu pantalla | Como te lo puede nombrar tu asistente |
| -------------- | ------------------------------------- |
| Por cobrar | `pending_payment` |
| Pago parcial | `partial` |
| Pagado | `paid` |
| Facturado | `invoiced` |
| En camino | `shipped` |
| Entregado | `delivered` |
| Cerrado | `closed` |
| Cancelado | `cancelled` |
## Y ahora
De donde salen los precios de cada pedido. Si está incompleto, los pedidos
no se abren.
El chat del que nació cada venta, y dónde se pierden las que no cierran.
Qué consume saldo y cómo se recarga.